Kim jesteśmy
Nova Spółka Cywilna
ul. Juliusza Słowackiego 78, 26-600 Radom, Polska
www.novahotel.pl | marketing@novahotel.pl
1. Administrator danych osobowych
1.1 Administratorem Twoich danych osobowych jest Nova Spółka Cywilna z siedzibą przy ul. Narutowicza 9, 26-600 Radom, Polska (dalej: „Hotel Nova” albo „my”).
1.2 Kontakt z administratorem:
poczta: ul. Narutowicza 9, 26-600 Radom
e-mail: marketing@novahotel.pl
telefon: +48 790 707 085
2. Inspektor Ochrony Danych (IOD)
2.1 Hotel Nova wyznaczył Inspektora Ochrony Danych.
2.2 Kontakt z IOD: e-mail marketing@novahotel.pl; adres korespondencyjny jak wyżej z dopiskiem „IOD”.
3. Skąd mamy Twoje dane
– przekazujesz je samodzielnie (rezerwacja, formularz, e-mail, telefon, social media, pobyt)
– otrzymujemy je od pośredników, np. Booking.com, Expedia, biur podróży lub firm rezerwujących w Twoim imieniu
– mogą pochodzić od partnerów korporacyjnych przy rezerwacjach firmowych i eventach
4. Kategorie danych
– identyfikacyjne: imię, nazwisko, obywatelstwo, numer i seria dokumentu, data urodzenia, PESEL (gdy wymagają tego przepisy)
– kontaktowe: adres e-mail, numer telefonu, adres korespondencyjny
– transakcyjne: numer rachunku, token karty płatniczej, NIP przy fakturze
– pobytowe: daty rezerwacji i pobytu, preferencje usług, numer rejestracyjny auta
– wizerunek z monitoringu
– dane z korespondencji, reklamacji, ankiet, działań marketingowych
– dane rekrutacyjne (CV, list motywacyjny, wyniki rozmów)
5. Cele i podstawy prawne
– rezerwacja i realizacja usług hotelarskich – art. 6 ust. 1 lit. b RODO
– rozliczenia księgowe i podatkowe – art. 6 ust. 1 lit. c RODO
– uzasadniony interes administratora, m.in. statystyka, dochodzenie roszczeń, marketing własny, bezpieczeństwo – art. 6 ust. 1 lit. f RODO
– zgoda (newsletter, program lojalnościowy, publikacja opinii, przyszłe rekrutacje) – art. 6 ust. 1 lit. a RODO
– ochrona żywotnych interesów w nagłych sytuacjach – art. 6 ust. 1 lit. d RODO
6. Monitoring wizyjny
– cel: bezpieczeństwo osób i mienia oraz dowodowy charakter nagrań
– zakres: wizerunek oraz zachowanie na terenie obiektu
– przechowywanie: do 31 dni, dłużej tylko gdy nagranie jest dowodem w postępowaniu
7. Płatności online
W przypadku płatności online korzystamy z usług operatora płatności tpay – Krajowy Integrator Płatności S.A. z siedzibą w Poznaniu (pl. Władysława Andersa 3, 61-894 Poznań, KRS 0000412357, NIP 7773061579).
W związku z realizacją płatności przekazujemy tpay dane Płacącego:
– identyfikacyjne (imię, nazwisko),
– kontaktowe (adres e-mail, numer telefonu),
– transakcyjne (kwota, waluta, identyfikator rezerwacji/płatności),
– techniczne (adres IP, informacje o urządzeniu/przeglądarce).
Podstawy prawne przetwarzania:
– art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy/rezerwacji,
– art. 6 ust. 1 lit. c RODO – wypełnienie obowiązków prawnych (m.in. podatkowych i AML),
– art. 6 ust. 1 lit. f RODO – dochodzenie roszczeń, zapobieganie nadużyciom.
Tpay jest w tym zakresie odrębnym administratorem danych osobowych i przetwarza dane zgodnie ze swoją polityką prywatności, dostępną na stronie: https://tpay.com/polityka-prywatnosci
8. Marketing i newsletter
– wysyłamy oferty i informacje promocyjne; profilujemy w oparciu o historię pobytów i kliknięć, ale nie podejmujemy decyzji w pełni automatycznych
– zgodę można wycofać w każdej chwili, klikając link rezygnacji lub pisząc na marketing@novahotel.pl
9. Social media
– prowadzimy profile na Facebooku, Instagramie, LinkedInie; współadministratorem danych jest Meta Platforms Inc.
– dane (polubienia, komentarze, wiadomości) służą komunikacji, promocji i statystyce; widzą je inni użytkownicy danego serwisu
10. Wi-Fi gościnne
– logujemy adres MAC urządzenia, datę, godzinę i wolumen danych w uzasadnionym interesie zapewnienia bezpieczeństwa sieci
– logi przechowujemy 12 miesięcy
11. Formularz kontaktowy i korespondencja
– wykorzystujemy dane, by odpowiedzieć na zapytanie lub przygotować ofertę
– dane kasujemy po 6 miesiącach od zamknięcia sprawy, a jeśli przechodzą w umowę – zgodnie z okresem dla rezerwacji lub kontraktów
12. Rekrutacja
– dane kandydatów przetwarzamy na potrzeby konkretnej rekrutacji przez 6 miesięcy; kolejne procesy tylko za zgodą
13. Kontrahenci i fakturowanie
– dane potrzebne do zawarcia, realizacji i rozliczenia umów przechowujemy do upływu terminów przedawnienia lub ustawowych okresów księgowych
14. Odbiorcy danych
– dostawcy systemu rezerwacyjnego i PMS
– operator płatności Tpay (Krajowy Integrator Płatności S.A.)
– zewnętrzna księgowość
– firma ochroniarska
– hosting i poczta
– organy publiczne uprawnione przepisami prawa
15. Przekazywanie danych poza EOG
– zasadniczo nie przekazujemy danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
– gdy korzystamy z usług w USA (np. Google Workspace, Mailchimp), stosujemy standardowe klauzule umowne UE; kopię zabezpieczeń można uzyskać, pisząc do IOD
16. Okresy przechowywania
– dokumenty księgowe: 6 lat od końca roku kalendarzowego
– rezerwacje i pobyt: do końca okresu przedawnienia roszczeń cywilnoprawnych lub podatkowych
– monitoring: maksymalnie 31 dni
– zgody marketingowe: do wycofania zgody + 3 lata
– CV: 6 miesięcy lub dłużej, jeśli wyraziłeś zgodę
– korespondencja: 6 miesięcy od zamknięcia wątku
17. Twoje prawa
– dostęp do danych
– sprostowanie danych
– usunięcie danych
– ograniczenie przetwarzania
– przenoszenie danych
– sprzeciw wobec przetwarzania, w szczególności marketingowego
– wycofanie zgody w dowolnej chwili
– skarga do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl)
Na wnioski odpowiadamy niezwłocznie, najpóźniej w ciągu miesiąca.
18. Zautomatyzowane decyzje i profilowanie
– nie wydajemy decyzji wywołujących skutki prawne wyłącznie w sposób automatyczny
– profilowanie służy wyłącznie dopasowaniu ofert marketingowych; zawsze możesz wnieść sprzeciw
19. Bezpieczeństwo danych i anty-phishing
– stosujemy m.in. szyfrowanie TLS, firewall, kontrolę uprawnień, kopie zapasowe, zabezpieczenia fizyczne oraz szkolenia personelu
UWAGA: przy płatnościach online zawsze sprawdzaj, czy strona płatności należy do operatora płatności oraz czy połączenie jest szyfrowane (kłódka/https). W razie wątpliwości skontaktuj się z recepcją – nigdy nie dokonuj płatności z linków od nieznanych nadawców.
20. Polityka cookies
– nasza strona wykorzystuje pliki cookies i technologie analityczne; szczegóły znajdziesz w dokumencie „Polityka cookies” dostępnym w stopce witryny
21. Zmiany dokumentu
– polityka może być aktualizowana; nowa wersja będzie publikowana na www.novahotel.pl i obowiązuje od 01.08.2025 roku.